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Uso eficaz do correio eletrônico / e-mail

28 de março de 2013 | Em Dicas | 901 visualizações | Por

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Nos dias atuais, com a popularização da internet, não existe mais o costume de enviar cartas escritas pelos correios. Agora, é muito mais prático enviar um e-mail, que pode ser destinado tanto a pessoas quanto a empresas, em qualquer lugar no mundo, com a garantia de recepção imediata e sem custo. Mas, juntamente com toda esta praticidade, encontram-se muitos recursos que, se usados de forma inconsciente, podem gerar efeitos negativos para você ou sua empresa.

EmailPara exemplificar, falarei sobre algumas práticas que devem ser realizadas com muito cuidado:

Múltiplos destinatários­ – é comum empresas e/ou profissionais enviarem e-mails para várias pessoas ao mesmo tempo, para que uma única mensagem gere uma cópia instantaneamente para que muitos recebam-na na mesma hora. Porém, se você incluir todos os endereços no campo “para”, cada um deles poderá ver os endereços dos outros, gerando uma imagem negativa para quem enviou, e expondo o endereço dos outros, você contribui para que algum software ou usuário mal-intencionado faça uso destes endereços para envio de spam ou mensagens sem o seu consentimento.

Assunto – o assunto deve ser o mais resumido possível e, ao mesmo tempo, mais direto. Não é necessário um assunto muito grande ou que seja confuso de ler. Quanto mais curto e claro, mais chances você terá de ter a sua mensagem lida e destacada no meio de milhares outras na caixa de entrada de seu destinatário.

Cores e fontes – o uso de cores facilita na hora de ler, mas cuidado ao usar em excesso. Use, no máximo, três cores. Eu recomendo usar uma única cor (preto) para o texto e, se necessário, apenas fazer o uso de negrito, itálico ou sublinhado. Em poucos casos é necessário o uso de tamanhos ou fontes diferentes. Se o e-mail é corporativo é provável que esse recurso seja interessante.

Documentos – o envio de documentos via web deve ser feito com muito cuidado. Pode ser que esse conteúdo seja visto por outras pessoas a quem não deveria. Portanto, se possível, compacte o conteúdo no formato ZIP e proteja com senha. O próprio sistema oferece esse recurso para compactar arquivos, mas se necessário, faça o download de um programa chamado WinRAR.

CC e CCO – muitos veem este recurso no programa de envio de e-mails e não entendem o que significa. CC significa cópia carbono. Ou seja, todos os endereços de e-mail que estiverem neste campo receberão uma cópia da mensagem, mas seus endereços serão divulgados. O campo CCO garante que todos recebam a mesma cópia, mas os endereços não sejam divulgados. O único endereço que aparecerá como destinatário será o que estiver escrito no campo “para”, que pode ser o próprio e-mail do remetente, se for o caso de uma empresa, por exemplo.

Essas são apenas algumas dicas práticas para que seu e-mail seja escrito de forma saudável e bem interpretado. Afinal, uma empresa ou um profissional que faz uso incorreto deste recurso pode atrapalhar a sua imagem.

Fonte: Jornal Paraná Centro

De Ivaiporã/PR, Engenheiro de Computação, Administrador do Grupo Dicas em Geral. Apaixonado por Tecnologia e Informática.



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